すべての社員に情報を届けるために、社内ポータルの多言語化は必須~全社員100%が必ずアクセスする仕組みを構築~

  • 課題

    - すべての社員に情報を届ける社内ポータルとして、言語による情報格差をなくしたい

  • 解決策

    - 高頻度で更新されるコンテンツの多言語化を省力運用

    - WOVN.io は開発コードに1行のスクリプトを挿入するだけなので、専門知識が不要

  • 結果

    - 日本語&英語の両方でリアルタイムに情報が届くように

    - 全社員が毎日自然に利用する社内ポータルを構築

『最高の「物語」を提供することで、世界中の人々の幸福に貢献する』という企業理念のもと、世界中の人々に様々なコンテンツを提供しているスクウェア・エニックス。
今回はスクウェア・エニックスに所属する約3,000人の社員が利用する社内ポータルを多言語化した経緯、WOVN.io を採択いただいた理由などをお伺いしました。

 

日本語話者以外の社員にもリアルタイムで情報を届けたく、社内ポータルを多言語化

WOVN.io を導入したのは社内ポータル。実はこの社内ポータル、今年の3月にリニューアルしたばかりです。
WOVN.io を導入したいと思ったのは、リニューアルに伴い、社内ポータルのあり方自体を考え直したことがきっかけでした。
以前の社内ポータルは「会社が伝えたい情報」を一方的に発信していましたが、これからは社内ポータルを利用する「社員が知りたい情報」の発信も実施しようと思いました。また、コロナ禍において在宅勤務制度が導入されるなどの中、他部署の社員がどのようなことをしているのかなど見えづらくもなり、もっと社員同士がお互いのことを知っていてもらいたい、という思いもありました。
なので、社員の100%に見てほしい、そうしなければいけない、と強く考えたんです。
弊社の社員は約3,000人ですが、世界各国に拠点がまたがっており、社員の約3%の100人が外国籍社員になります。私たちはその3%の社員にも情報を届けるために社内ポータルを多言語化することにしました。

 

日本語公開と同じタイミングで迅速に多言語で情報を届けたい

日本語と英語で時差なく等しく情報を届けるためには迅速な多言語化が必須条件でした。
社内ポータルには社内のお知らせや、様々な部署のトピック、社内で実施する e-ラーニング情報など、あらゆる情報が掲載および集約されており、更新頻度も1日5~6回ほどとかなり頻繁です。そのため、人の手で翻訳することは考えられなかったんです。
ですが、WOVN.io の自動公開機能を使えば、自動で公開する情報と公開しない情報の出し分けを設定し、自動公開されるものは手間をかけずに多言語化で公開されます。
日本語と英語で時差なく等しく情報を届けることができているのは、WOVN.io のおかげということですね。

 

100%の社員が毎日利用する社内ポータルに

リニューアル後はコンテンツの拡充や多言語化のおかげあってか、100%の社員がほぼ毎日利用しているという結果になっています。
また、アンケートも実施したのですが、詳しいことは言えないですが(笑)、非常に好評で、うれしい結果でした。

今までの社内ポータルだと、社員が主体的に情報を探さないといけないものでしたが、社内ポータルは自然と社員が知りたいであろう情報が目に触れるような導線がつくれている、ということなんですよね。
なにより、外国籍社員にも読んでみようと思える情報として行き届いていることがうれしいです。

 

WOVN.io は導入作業が容易であり、IP 制限でセキュアな環境も構築できる

WOVN.io を導入してよかったと思うのは、導入作業の簡単さにもありましたね。
社内ポータルの多言語化に割けるリソースがないということもあり、簡単かつ素早く導入できるサービスを求めていましたが、WOVN.io はそこにぴったりあてはまりました。

特に難しいプログラミング知識が必要なわけでもなく、開発コードに1行のスクリプトを埋め込むだけで完結。そして導入後の翻訳管理もしやすいということから、即決で WOVN.io の導入を進めることになり、今に至ります。

導入が簡単だったことも決め手の一つではありますが、やっぱり自分たちが多言語化して出したいと思う情報を、日本語のコンテンツをアップロードするだけで自動で翻訳できるというのはありがたいですね。私たちにとっては、全社員に等しく情報を届けたい、という思いがありますから。

今思えば、WOVN.io がなかったら、社内ポータルの多言語化自体実施していなかったと思います。WOVN.io 以外の対応方法を探せって言われたら困っていたでしょうね(笑)。
コストとリソースが限られていて、かつセキュアな環境を求められる社内ポータルで IP 制限も行える。私たちの願いを叶えてくれるサービスは WOVN.io しかなかったんですよね。本当によかったな、と心から思っています。

 

社員が興味を持つことや知りたいことを、どのように発信していくかを継続的に考え続けます

社内ポータルのリニューアルから約4か月。今までは順調に進んできていますが、これからも社員のためになる情報は何か、を考えていかないといけないと思っています。

社員のためになる、興味を持つコンテンツとは何か、どの辺りにどういう出し方をすれば見てもらえるのだろうか、今出している情報は本当に求められている情報なのだろうか、などなど考えることはたくさんありますね。

100%の社員が100%満足してもらえるように、これからも多言語化された社内ポータルを成長させていきたいと思います。

 

(2021年8月)

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